Quando exatamente preciso me registrar como empregador no Revenue?

Você deve se registrar antes da primeira data de pagamento do funcionário, não no primeiro dia de trabalho dele. A abordagem mais segura é registrar-se no ROS assim que confirmar que vai contratar. O registro tardio é uma questão de conformidade e pode gerar acompanhamento do Revenue, então não deixe para a última hora.

O que acontece se eu não tiver um RPN para um novo funcionário?

Se você não conseguir o RPN antes de processar a folha, deve aplicar o imposto emergencial. O imposto emergencial significa que o funcionário recebe pouco ou nenhum crédito fiscal, então o salário líquido é significativamente menor do que deveria ser. Isso é corrigido assim que o Revenue emite o RPN, mas é uma experiência ruim para um novo contratado. Peça o número PPS do funcionário no primeiro dia e busque o RPN imediatamente.

Preciso de um software de folha de pagamento ou posso calcular manualmente?

Você precisa de um software de folha de pagamento compatível com o Revenue. Desde que o PAYE Modernisation entrou em vigor em janeiro de 2019, os empregadores são obrigados a enviar um Payroll Submission Report eletronicamente ao Revenue na data de pagamento ou antes. Isso não pode ser feito com uma planilha. O Revenue publica uma lista de fornecedores de software aprovados, e há opções em nuvem acessíveis para pequenos empregadores.

O PRSI do empregador é cobrado em cima do salário que combinei com o funcionário?

Sim. O PRSI do empregador é um custo separado pago por você, não deduzido do salário do funcionário. A alíquota para a maioria dos funcionários é de 11,15%, aplicada sobre os ganhos brutos do funcionário. Este é um custo adicional de folha de pagamento que você precisa incluir no seu orçamento antes de concordar com qualquer salário.

Preciso dar ao meu funcionário um contrato escrito?

Sim. Sob a lei trabalhista irlandesa, os funcionários devem receber uma declaração escrita dos termos principais de emprego dentro de 5 dias após o início do trabalho. Um contrato escrito completo deve ser entregue dentro de dois meses. Isso é separado das suas obrigações com o Revenue, mas igualmente importante. A Workplace Relations Commission tem orientações sobre o que deve ser incluído.

Contratar Primeiro Funcionário na Irlanda: Checklist

Contratar o primeiro funcionário é um passo importante para qualquer pequeno empresário na Irlanda, mas a burocracia pode ser intimidadora. Entre registrar-se como empregador, configurar a folha de pagamento e garantir que você está em conformidade com o Revenue desde o primeiro dia, há muita coisa para acertar antes que a pessoa comece a trabalhar. Errar uma etapa pode resultar em multas, deduções fiscais incorretas ou um funcionário que não recebe corretamente no primeiro pagamento. Este checklist mostra o que você precisa fazer, na ordem certa.

Em resumo

Você deve se registrar como empregador no Revenue ANTES do primeiro dia de pagamento do funcionário, não depois

A cada período de pagamento, você precisa buscar o Revenue Payroll Notification (RPN) de cada funcionário antes de processar a folha

Você reporta a folha de pagamento ao Revenue em tempo real usando o Payroll Submission Report (PSR) na data de pagamento ou antes

O PRSI do empregador é um custo adicional sobre o salário bruto. Calcule isso antes de propor um salário

Você também tem obrigações não fiscais: contrato escrito, registro na Workplace Relations Commission se necessário, e manutenção de registros de emprego

Passo 1: Registre-se como Empregador no Revenue

Antes que seu funcionário receba o primeiro euro de você, você precisa estar registrado como empregador. Isso é feito pelo myAccount ou pelo ROS (Revenue Online Service). De acordo com o Revenue, o registro deve ser feito antes da primeira data de pagamento. Não espere até o fim do mês. O registro fornece um número de registro de empregador, que seu software de folha de pagamento vai precisar. Se você já está registrado para imposto de renda ou VAT como sole trader (autônomo), ainda assim precisa de um registro separado como empregador.

O processo de registro no ROS é direto, mas exige que seus próprios assuntos fiscais estejam em ordem. Se você tem declarações pendentes ou débitos, resolva isso primeiro. Uma vez registrado, o Revenue vai configurar seu cadastro de empregador e você terá acesso ao sistema PAYE Modernisation, que é como toda a folha de pagamento na Irlanda funciona desde 2019.

Passo 2: Colete os Dados do Funcionário e Obtenha o RPN

Antes de processar qualquer holerite, você precisa de duas coisas: o número PPS (Personal Public Service) do funcionário e o Revenue Payroll Notification (RPN). O RPN é o documento emitido pelo Revenue que informa quais créditos fiscais e faixas de corte aplicar ao salário daquele funcionário. Sem ele, você deve tributar o funcionário em regime de emergência, o que significa deduções mais altas e um novo contratado frustrado.

Você busca o RPN pelo seu software de folha de pagamento ou diretamente pelo ROS. O Revenue atualiza os RPNs automaticamente quando a situação fiscal de um funcionário muda, então você deve verificar um RPN atualizado no início de cada período de pagamento, não apenas na admissão. Se um funcionário tem outro emprego ou saiu de um emprego recentemente, o RPN vai refletir isso. Usar um RPN desatualizado é um erro comum e evitável.

O que isso significa na prática

Digamos que você contrata um assistente administrativo part-time começando no dia 1º do mês, com data de pagamento mensal no dia 28. A sequência é: registre-se como empregador no ROS antes do dia 1º, peça o número PPS do funcionário no primeiro dia, busque o RPN no ROS no primeiro ou segundo dia, insira os dados no seu software de folha de pagamento, processe a folha antes do dia 28 e envie o Payroll Submission Report (PSR) ao Revenue na data de pagamento ou antes. O Revenue recebe os dados da folha em tempo real. Você então paga o funcionário e, separadamente, paga ao Revenue o PAYE, PRSI e USC que deduziu, mais a contribuição do empregador ao PRSI. O pagamento ao Revenue normalmente vence até o dia 14 do mês seguinte se você pagar por débito direto, ou antes se pagar manualmente.

Passo 3: Entenda o que Você Deduz e o que Você Paga

Como empregador, você é responsável por deduzir três coisas do salário bruto do funcionário: Imposto de Renda (PAYE), Pay Related Social Insurance (PRSI) do lado do funcionário, e Universal Social Charge (USC). Você não define as alíquotas. O RPN informa os créditos e faixas corretas para aquele indivíduo. O que você precisa entender é que você também paga o PRSI do empregador sobre o salário bruto do funcionário. Para a maioria dos funcionários, a alíquota do PRSI do empregador é de 11,15%. Esse é um custo real que muitos empregadores de primeira viagem esquecem de incluir no orçamento. Se você acerta um salário de €35.000, seu custo real é maior quando o PRSI do empregador é somado.

As alíquotas de USC e PRSI variam conforme os ganhos e a situação do funcionário. O RPN cuida do cálculo individual, mas você deve entender a estrutura geral para poder ter conversas honestas com os funcionários sobre o salário líquido. Um bom software de folha de pagamento faz os cálculos, mas você continua sendo legalmente responsável pela precisão de cada envio.

Erros comuns

Registrar-se como empregador depois da primeira data de pagamento: o Revenue exige o registro antes do primeiro pagamento. O registro tardio pode gerar multas e cria um processo de correção complicado. Registre-se no ROS assim que souber que vai contratar.

Não verificar o RPN a cada período de pagamento: os RPNs mudam. Um funcionário pode ter atualizado seus créditos fiscais ou começado um segundo emprego. Sempre busque um RPN atualizado antes de processar a folha, não só na admissão.

Esquecer o PRSI do empregador no orçamento salarial: a alíquota de 11,15% do PRSI do empregador não é deduzida do funcionário. É um custo adicional para você. Um salário de €40.000 custa significativamente mais do que €40.000. Inclua isso em qualquer proposta salarial.

Não emitir um contrato escrito: isso não é uma questão do Revenue, é uma questão legal. Sob a lei trabalhista irlandesa, os funcionários têm direito a uma declaração escrita dos termos principais dentro de 5 dias após o início. Não fornecê-la pode criar problemas na Workplace Relations Commission.

Passo 4: Configure um Software de Folha de Pagamento Compatível

O sistema PAYE Modernisation da Irlanda, em vigor desde janeiro de 2019, exige que todo empregador envie um Payroll Submission Report (PSR) ao Revenue na data de pagamento ou antes. Você não pode fazer isso manualmente com uma planilha. Você precisa de um software de folha de pagamento compatível com o Revenue, capaz de se conectar ao ROS para buscar RPNs e enviar PSRs. O Revenue publica uma lista de fornecedores de software aprovados no seu site.

Ao escolher um software, verifique se ele gera holerites, seleciona a classe de PRSI correta e produz os relatórios de fim de ano necessários. Algumas opções baseadas em nuvem têm custo baixo e são adequadas para empresas com um ou dois funcionários. Se você não se sentir confortável em processar a folha sozinho, terceirizar para um contador ou bureau de folha de pagamento é uma opção legítima e muitas vezes mais barata do que o tempo que você gastaria fazendo incorretamente. De qualquer forma, o empregador continua sendo legalmente responsável pela precisão dos envios.

Passo 5: Conheça Suas Obrigações Contínuas

Registrar-se e processar a primeira folha é apenas o começo. Como empregador, você tem obrigações contínuas a cada período de pagamento e no fim do ano. A cada período: busque RPNs atualizados, processe a folha, envie o PSR na data de pagamento ou antes, pague ao Revenue o que deduziu mais o PRSI do empregador. No fim do ano: o sistema PAYE Modernisation automatiza em grande parte o antigo processo do P35, mas você deve conciliar seus registros de folha de pagamento e garantir que todos os envios correspondam ao que foi pago.

Além do Revenue, você tem obrigações sob a lei trabalhista. Isso inclui manter registros de horas trabalhadas, férias tiradas e salários pagos por um período mínimo exigido por lei. Você também deve se registrar na Workplace Relations Commission se tiver funcionários, e é obrigado a exibir certos avisos sobre direitos trabalhistas no local de trabalho. O Citizens Information e o site da WRC são bons pontos de partida para o lado não fiscal de ser empregador.

Próximos passos

Se você está se preparando para contratar seu primeiro funcionário e quer garantir que tudo esteja configurado corretamente desde o primeiro dia, podemos ajudar. Do registro como empregador à configuração da folha de pagamento e conformidade contínua, a ARAN Accounting Solutions trabalha com pequenas empresas e autônomos em Limerick e além. Entre em contato e vamos garantir que você comece com o pé direito.

Este artigo é informativo e não substitui orientação profissional. Sua situação pode ser diferente. Consulte um contador antes de tomar decisões com base neste conteúdo.

Contratando Seu Primeiro Funcionário na Irlanda: Checklist Fiscal